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株主総会議事録の書き方
議事録とは？
議事録とは株主総会や取締役会などの会議の内容を記録したものです。
そして、株主総会の内容を書いたものを株主総会議事録といい、取締役会の内容を書いたものを取締役会議事録といいます。
定款変更、役員更新（変更）、会社の目的変更、増資・減資、本店所在地変更、商号変更などの手続きをする時、添付書類として株主総会議事録（場合によっては取締役会議事録も）が必要になります。
特に登記事項の変更手続きをする時はほとんどの場合、議事録が必要になってきます。
書く内容は会議の内容ですが、手続きの種類によって、その内容も変わってきます。
また、議事録には登記申請書と同様に一定の書式がありますので、実際に会議を行っているときに一緒に議事録を作成することはほとんどなく、中小企業の多くは会議の後で書式集などを参考にして必要な事実のみを書いて作成しています。
完成した議事録は登記申請書と一緒に法務局に提出すると登記が完了します。
なお、議事録は２枚作成しておくことをお勧めします。
議事録は登記事項が変わったことの重要な証明になりますので、後日確認する時に手元にあると便利だからです。
１枚は法務局に提出してもう１枚は手元に置いておくとよいでしょう。
株主総会議事録の書き方
株主総会議事録には手続き内容ごとに決まった書式があります。
細かな文言は書式集を参考にするとよいでしょう。
登記申請書と添付することがほとんどなので、株主総会議事録の書式例の多くは商業登記の書式集の中に一緒に入っています。
株主総会議事録には必ず最初に会議を開催した日付け・時間、出席した株主数とその議決権の個数をいれるようにしてください。
定款で定めた株式数（定足数）に達しないと会議そのものが開催できなくなるからです。
（定足数とは全株主の議決権のうち最低限出席していなければならない数のことです）
定足数は原則は過半数ですが、定款で定めると３分の１以上に変更できます。
そして、変更内容を簡潔にまとめます。
文の最後にもう一度、日付けをいれその後に会社名と議長の署名をして印鑑を押します。
議長はほとんどの場合、代表取締役が務めることになります。
印鑑は会社の代表者印を押しますが、新会社法では必ず印鑑が必要というわけではありません。
基本的には印鑑は必要でなく定款に記載がある場合に必要となってますが、非公開会社や取締役会非設置会社だと印鑑を求められる場合が多いので、会社の代表者印を押しておく方が無難です。
用紙は現在であればほとんどＡ４の用紙に作成しています。
複数枚になれば左端をホッチキスでとめます。
株主総会議事録の利用
株主総会議事録はほとんどが会社の変更登記をするときに利用します。
会社の事業目的を変えたいときに、まず株主総会を開いて事業目的の変更を決議します。
その決議の内容を株主総会議事録として記録して、登記申請書と一緒に法務局に提出すると目的を変更することができます。
しかし、実際にある中小企業の場合、株主の数はそれほど多くないのが現状です。
多くて４、５人であり、１人しかいない会社もたくさんあります。
そのような小会社の場合は社長１人の意思決定でほとんど全てのことが決まりますので株主総会といってもほとんどの場合開かれず書類だけ作って手続きをしている会社がほとんどです。
上の例でいうと、会議を開かずに議事録を作成して登記申請書と一緒に法務局に提出します。
これでも手続きを完了することができます。
要は形式的に書類がそろっていれば、問題なく手続きをすることができるということで、ここで重要になってくるのが株主総会議事録の存在ということになります。
株主総会議事録と登記申請書に会社の代表者印が押してあり、書類が問題なく作成されていれば法務局の方でも適切に処理がなされたとみなし登記申請の手続きを進めることになります。
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